Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018 et a bouleversé le paysage juridique européen en matière de protection des données personnelles. Ce texte, adopté par les institutions européennes, impose désormais de nouvelles responsabilités aux sociétés, qu’elles soient publiques ou privées. Dans cet article, nous examinerons les principales obligations imposées par le RGPD aux entreprises et les conséquences pour celles-ci en cas de non-conformité.
Les principes fondamentaux du RGPD
Avant d’aborder les nouvelles responsabilités des sociétés, il convient de rappeler brièvement les principes fondamentaux du RGPD. Le règlement vise à protéger les droits et libertés des personnes physiques en ce qui concerne le traitement de leurs données personnelles. Il s’applique à toute organisation établie dans l’Union européenne (UE) ainsi qu’à celles situées hors UE mais qui traitent des données de citoyens européens.
Le RGPD repose sur plusieurs principes essentiels tels que la légitimité, la minimisation, l’exactitude, la limitation de conservation et la sécurité des données personnelles. En outre, il renforce considérablement les droits des personnes concernées (droit d’accès, droit à l’effacement, etc.) et prévoit des sanctions administratives pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise en cas de violation des dispositions du règlement.
La désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO)
L’une des principales obligations imposées par le RGPD est la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO), également appelé Data Protection Officer. Le DPO doit être nommé par les organismes publics et les entreprises dont les activités principales consistent en un traitement à grande échelle de données sensibles ou une surveillance systématique et régulière des personnes concernées.
Le DPO a pour mission de veiller à la conformité avec le RGPD, de conseiller l’organisation sur les mesures à mettre en place pour assurer la protection des données et de coopérer avec l’autorité de contrôle compétente, en l’occurrence la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France. La désignation d’un DPO permet ainsi aux entreprises de mieux maîtriser leurs risques liés au traitement des données personnelles et d’éviter les sanctions prévues par le règlement.
L’obligation de tenir un registre des activités de traitement
Le RGPD impose également aux entreprises de tenir un registre des activités de traitement qu’elles effectuent sur les données personnelles. Ce registre doit contenir une description détaillée des opérations réalisées, les finalités poursuivies, les catégories de données traitées, les destinataires des données et les délais de conservation prévus. La tenue de ce registre permet aux entreprises de démontrer leur conformité avec le RGPD en cas de contrôle par l’autorité compétente.
La réalisation d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)
Pour certaines opérations de traitement présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, le RGPD exige que les entreprises réalisent une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD). L’AIPD est un outil permettant d’évaluer les risques liés au traitement et de déterminer les mesures appropriées pour réduire ces risques.
L’AIPD doit être réalisée avant la mise en œuvre du traitement et doit être régulièrement révisée pour tenir compte des évolutions technologiques ou organisationnelles. En cas de non-conformité avec cette obligation, les entreprises s’exposent à des sanctions administratives pouvant atteindre 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
La notification des violations de données personnelles
En cas de violation de données personnelles (c’est-à-dire une atteinte à la sécurité des données entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de données), le RGPD impose aux entreprises de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance. Les entreprises doivent également informer les personnes concernées si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.
Le respect de cette obligation permet aux autorités de contrôle d’intervenir rapidement pour limiter les conséquences de la violation et aux personnes concernées de prendre les mesures nécessaires pour protéger leurs données. Les entreprises qui ne se conforment pas à cette obligation s’exposent à des sanctions pouvant atteindre 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
Les contrats avec les sous-traitants
Lorsqu’une entreprise confie le traitement de données personnelles à un sous-traitant, elle doit veiller à ce que celui-ci présente des garanties suffisantes en matière de protection des données. Le RGPD exige ainsi que les entreprises concluent un contrat écrit avec leurs sous-traitants, définissant les conditions et obligations relatives au traitement des données.
Ce contrat doit notamment prévoir la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données traitées, les obligations en matière de sécurité et de confidentialité des données, ainsi que les modalités de coopération entre l’entreprise et le sous-traitant en cas de contrôle par l’autorité compétente. Les entreprises doivent s’assurer que leurs sous-traitants respectent leurs obligations contractuelles afin d’éviter toute mise en cause de leur responsabilité en cas de non-conformité avec le RGPD.
Les transferts internationaux de données
Le RGPD encadre également les transferts internationaux de données personnelles en imposant des conditions strictes pour garantir un niveau de protection équivalent à celui offert par le règlement. Les entreprises doivent notamment s’assurer que le pays destinataire offre un niveau de protection adéquat, recourir à des instruments juridiques tels que les clauses contractuelles types ou les règles d’entreprise contraignantes, ou obtenir l’autorisation préalable de l’autorité compétente pour effectuer ces transferts.
Les entreprises qui ne respectent pas ces exigences s’exposent à des sanctions pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
Au regard de ces nouvelles responsabilités, il apparaît essentiel pour les sociétés de se conformer aux dispositions du RGPD afin d’éviter des sanctions financières importantes et préserver leur réputation. Il est donc crucial pour les entreprises de mettre en place une gouvernance des données efficace, de sensibiliser et former leurs collaborateurs aux enjeux de la protection des données et d’adopter une approche proactive pour anticiper et gérer les risques liés au traitement des données personnelles.
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